Trong kỷ nguyên số hóa, chữ ký số ( CKS) đã trở thành công cụ pháp lý thiết yếu, có giá trị tương đương chữ ký tay và con dấu trong hầu hết các giao dịch điện tử. Đối với doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh, việc nắm vững khái niệm, giá trị pháp lý theo Luật Giao dịch điện tử 2023, và cách sử dụng chữ ký số không chỉ là tuân thủ quy định mà còn là yếu tố then chốt để đảm bảo tính xác thực và toàn vẹn của hồ sơ. Bài viết này, dưới góc nhìn chuyên môn, sẽ cung cấp phân tích toàn diện, từ cơ sở pháp lý vững chắc đến hướng dẫn thực tiễn, giúp bạn làm chủ công cụ quan trọng này.
Để hiểu rõ về chữ ký số, trước hết cần xác định định nghĩa và nguyên tắc hoạt động của nó theo quy định hiện hành.
Theo Khoản 12, Điều 3, Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 (có hiệu lực từ 01/07/2024), chữ ký số được định nghĩa là:
Chữ ký số là chữ ký điện tử sử dụng thuật toán khóa không đối xứng, gồm khóa bí mật và khóa công khai, trong đó khóa bí mật được dùng để ký số và khóa công khai được dùng để kiểm tra chữ ký số. Chữ ký số bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn và tính chống chối bỏ nhưng không bảo đảm tính bí mật của thông điệp dữ liệu.
Như vậy, chữ ký số về bản chất là một tập hợp các dữ liệu được mã hóa, đính kèm vào thông điệp dữ liệu (hợp đồng, hóa đơn, tờ khai) nhằm xác định danh tính của người ký.
Chữ ký số hoạt động dựa trên nguyên lý Mã hóa khóa công khai (Public Key Infrastructure – PKI):
Sức mạnh của Chữ ký số nằm ở khả năng đảm bảo 3 nguyên tắc cốt lõi mà chữ ký tay thông thường không thể đạt được trong môi trường điện tử:
Giá trị của chữ ký số đã được quy định rõ ràng trong hệ thống pháp luật Việt Nam, tạo nền tảng vững chắc cho giao dịch điện tử.
Điều 8, Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định:
Để một Chữ ký số có giá trị pháp lý, nó phải đồng thời thỏa mãn các điều kiện an toàn nghiêm ngặt sau:
Điều 9. Điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số
Chữ ký số được xem là chữ ký điện tử an toàn khi đáp ứng các điều kiện sau:
1. Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.
2. Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức sau đây cấp:
a) Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;
b) Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ;
c) Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng;
d) Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng được quy định tại Điều 40 của Nghị định này.
3. Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.
Như vậy, điều kiện đảm bảo an toàn CKS hiểu đơn giản như sau:
Việc không sử dụng CKS theo quy định hoặc sử dụng CKS giả mạo, hết hạn có thể dẫn đến hậu quả pháp lý nghiêm trọng:
Tham khảo chi tiết về các chế tài tại: Doanh nghiệp không có chữ ký số có bị xử phạt không?
Chữ ký số được phân loại dựa trên đối tượng sử dụng và công nghệ lưu trữ.
CKS được chia thành hai nhóm chính, tương ứng với 3 tư cách pháp lý khác nhau:
| Loại CKS | Đối tượng | Phạm vi sử dụng |
| Cá nhân | Công dân Việt Nam (Gắn với CMND/CCCD) |
Kê khai thuế cá nhân, dịch vụ công trực tuyến, ký hợp đồng lao động.
|
| Chữ ký số của cán bộ nhân viên thuộc doanh nghiệp | Cán bộ thuộc bộ phận nhất định của doanh nghiệp;- Quản lý cấp trung, cấp cao trong doanh nghiệp. |
Ký số các văn bản thuộc quyền hạn chức vụ trong doanh nghiệp, tổ chức.
|
| Doanh nghiệp/Tổ chức | Doanh nghiệp, Tổ chức Nhà nước (Gắn với Mã số thuế) |
Ký hóa đơn điện tử (HĐĐT), hóa đơn thuế giá trị gia tăng (HĐ VAT), kê khai thuế doanh nghiệp, giao dịch ngân hàng tổ chức.
|
Chữ ký số là công cụ không thể thiếu và thường là bắt buộc đối với các tổ chức, doanh nghiệp khi thực hiện giao dịch với các cơ quan quản lý nhà nước.
Đây là các lĩnh vực mà CKS là điều kiện tiên quyết để thực hiện các thủ tục điện tử:
– Lĩnh vực Thuế:
– Lĩnh vực hải quan:
– Bảo hiểm xã hội (BHXH):
4.2. Ứng dụng trong Giao dịch Kinh doanh và Dịch vụ Công
Ngoài các ứng dụng bắt buộc, CKS còn mang lại tính tiện ích và pháp lý cao trong các giao dịch thương mại:
– Hợp đồng Điện tử (HĐĐT):
– Giao dịch Ngân hàng và Chứng khoán:
– Dịch vụ Công:
Việc đăng ký và sử dụng CKS đòi hỏi sự tuân thủ quy trình để đảm bảo tính pháp lý.
Tìm hiểu chi tiết hồ sơ cần thiết và thủ tục cho từng đối tượng tại: Thủ tục đăng ký chữ ký số cá nhân, tổ chức
Cách sử dụng chữ ký số như thế nào?
Việc sử dụng CKS khá đơn giản, nhưng cần thực hiện đúng quy trình để đảm bảo tính pháp lý và bảo mật. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:
1. Đăng ký chữ ký số
– Chọn nhà cung cấp uy tín: Chọn đơn vị được Bộ Khoa học và Công nghệ cấp phép.
– Cung cấp thông tin: Cá nhân hoặc doanh nghiệp cung cấp đầy đủ giấy tờ để xác thực danh tính.
– Hoàn tất thủ tục: Ký hợp đồng dịch vụ, nhận thiết bị lưu trữ chữ ký (USB token) hoặc tài khoản cloud token.
2. Cài đặt phần mềm chữ ký số
– Cài phần mềm quản lý CKS do nhà cung cấp phát hành trên máy tính hoặc thiết bị di động.
– Đảm bảo cập nhật phiên bản mới nhất để tăng cường bảo mật và ổn định.
3. Ký tài liệu điện tử
– Mở tài liệu cần ký (PDF, Word, hóa đơn điện tử…).
– Chọn chức năng ký số trên phần mềm hoặc hệ thống quản lý.
– Nhập mã PIN hoặc mật khẩu được cấp để xác nhận chữ ký.
– Hệ thống tạo dấu vết số hóa, đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực.
4. Gửi và lưu trữ tài liệu
– Gửi tài liệu đã ký qua email hoặc hệ thống quản lý nội dung điện tử.
– Lưu trữ bản sao để đối chiếu và kiểm tra khi cần.
– Đảm bảo bảo quản an toàn thiết bị hoặc thông tin đăng nhập CKS.
5. Lưu ý khi sử dụng chữ ký số
– Không chia sẻ mã PIN hoặc khóa riêng cho người khác.
– Bảo vệ USB token hoặc thiết bị lưu trữ chữ ký.
– Thường xuyên cập nhật phần mềm chữ ký số để tăng cường bảo mật.
Thông thường, khi bạn sử dụng dịch vụ CKS của 1 đơn vị cung CKS uy tín như ( VIETTEL, VNPT, FPT, BKAV, CK, VINA,…) hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số ( hay còn gọi là đại lý, CTV) uy tín thì bạn sẽ được đội ngũ chuyên viên hỗ trợ cài đặt và hướng dẫn cách sử dụng chi tiết.
Tại Việt Mỹ Law, với kinh nghiệm hơn 13 năm trong lĩnh vực pháp lý và kế toán, chúng tôi không chỉ có dịch vụ thành lập công ty giá rẻ trọn gói, mà còn hỗ trợ khách hàng từ A-Z. Trong đó, dịch vụ chữ ký số là dịch vụ đã bao gồm trong gói thành lập công ty.
Tất nhiên, chúng tôi vẫn cung cấp dịch vụ chữ kỹ số riêng lẻ. Đảm bảo bạn sẽ được chuyên viên cài đặt, hướng dẫn sử dụng đến khi rõ ràng mọi bước. Trong quá trình sử dụng, nếu có bất kỳ thắc mắc hay vấn đề gì, Việt Mỹ Law vẫn sẽ hỗ trợ bạn hết mình.
Đây là điểm nhầm lẫn phổ biến nhất trong giao dịch điện tử. Cần phân biệt rõ ràng để tránh rủi ro pháp lý.
| Tiêu chí | Chữ Ký Số | Chữ Ký điện tử thông thường |
| Công nghệ | Bắt buộc sử dụng mã hóa PKI (Khóa bí mật và Khóa công khai). | Là bất kỳ dữ liệu điện tử nào (Chữ ký scan, ảnh chụp, gõ tên). |
| Xác thực | Có Chứng thư số xác thực danh tính bởi Dịch vụ Chứng thực chữ ký số được cấp phép. | Chỉ xác thực dựa trên thỏa thuận hoặc mật khẩu đăng nhập. |
| Tính Toàn vẹn | Đảm bảo không thay đổi sau khi ký. | Không có cơ chế kiểm tra tính toàn vẹn. |
| Giá trị Pháp lý | Tuyệt đối, được Luật pháp công nhận (100% hợp pháp). | Phụ thuộc vào thỏa thuận giữa các bên. |
Việc bảo quản khóa bí mật là trách nhiệm pháp lý của người sử dụng.
Khi phát hiện sự cố, hành động cần thiết và ngay lập tức là:
– Thông báo ngay lập tức đến Tổ chức cung cấp dịch vụCKS của bạn, họ sẽ tư vấn cho bạn hướng giải quyết ngay lập tức.
– Thực hiện thủ tục Tạm dừng hoặc Thu hồi chứng thư số để vô hiệu hóa khóa công khai và khóa bí mật.
– Xin cấp lại CKS mới.
Tham khảo quy trình xử lý chi tiết theo pháp luật tại: Các trường hợp mất chữ kỹ số và cách xử lý
1. Chữ ký số có hợp pháp không?
| Có, chữ ký số được pháp luật Việt Nam công nhận và có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay. Tuy nhiên, bạn cần chọn đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín. |
2. Chữ ký số dùng để làm gì?
| Dùng để ký hợp đồng điện tử, kê khai thuế, phát hành hóa đơn điện tử, chứng từ tài chính, hồ sơ hành chính,… |
3. Có thể sử dụng chữ ký số trên điện thoại không?
| Có, nhiều nhà cung cấp hỗ trợ ký số trên điện thoại qua ứng dụng hoặc trình duyệt. |
4. Làm thế nào để đăng ký chữ ký số?
| Chọn nhà cung cấp uy tín, cung cấp thông tin cá nhân/doanh nghiệp, và hoàn tất thủ tục xác thực. Bạn có thể tham khảo dịch vụ chữ ký số tại Việt Mỹ Law với chi phí tiết kiệm, đôi ngũ chuyên viên hỗ trợ cài đặt và hướng dẫn dùng chữ ký số từ A – Z. |
5. Ai cần dùng chữ ký số?
|
Hiểu rõ chữ ký số là gì và cách sử dụng sẽ giúp cá nhân và doanh nghiệp thực hiện giao dịch điện tử nhanh chóng, an toàn và hợp pháp. Việc áp dụng chữ ký số không chỉ giảm thiểu giấy tờ, tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao uy tín và tính chuyên nghiệp trong giao dịch.
Với hơn 13 năm kinh nghiệm, Việt Mỹ Law tự tin là đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán hàng đầu Việt Nam. Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí 24/7.
Hãy Liên hệ với chúng tôi ngay để được tư vấn miễn phí 24/7.
Giải pháp luật doanh nghiệp tối ưu, đồng hành cùng bạn
Việt Mỹ Law cung cấp dịch vụ pháp lý, tư vấn luật, thành lập doanh nghiệp, giấy phép kinh doanh và hỗ trợ pháp luật trọn gói. Uy tín – Nhanh chóng – Đúng luật.
HOTLINE: 0989 699 287 (HỖ TRỢ 24/7)
Chuyên gia Lê Lưu Liên có hơn 20 năm kinh nghiệm quản trị doanh nghiệp, tư vấn, hỗ trợ pháp lý, thuế và cố vấn chiến lược. Luật sư Lê Lưu Liên là một chuyên gia đầu ngành trong lĩnh lực Luật và kế toán tại Việt Nam, người sáng lập thương hiệu Luật và kế toán Sao Kim đã nhượng quyền thương hiệu thành công hơn 30 chi nhánh toàn quốc. Sao Kim là thương hiệu duy nhất của Việt Nam đủ uy tín để nhượng quyền và thành công trong lĩnh vực Luật và Kế toán.
