Dấu chức danh là con dấu quan trọng, được dùng nhiều trong các tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa biết dấu chức danh là gì, đặc điểm, ý nghĩa và vai trò khi sử dụng ra sao. Những vấn đề này sẽ được Luật và kế toán Việt Mỹ Law lần lượt giải đáp ngay trong bài viết dưới đây.
Theo quy định về dấu chức danh thì đây là con dấu thể hiện chức vụ của người ký và xác nhận tính hợp pháp của tài liệu được đóng dấu. Loại dấu này thường được sử dụng khi phê duyệt, ký tên, đóng dấu những tài liệu, văn bản chính thức trong nội bộ công ty, tổ chức.
Việc sử dụng con dấu chức danh ngày càng phổ biến bởi đây không chỉ là cách để nhận biết đúng chức vụ của người ký tên mà còn thể hiện được sự chuyên nghiệp, uy tín và tính thống nhất trong thủ tục hành chính. Loại dấu này được đánh giá là lựa chọn rất hữu ích với những tổ chức, công ty quy mô lớn cần nhiều người phê duyệt tài liệu khi làm việc.
Dấu chức danh là gì?
Để hiểu rõ dấu chức danh là gì thì cần nắm được đặc điểm riêng của loại dấu này. Cụ thể như sau:
Tùy nhu cầu của từng đơn vị mà con dấu theo chức vụ có thể được thiết kế hình tròn, vuông hoặc chữ nhật. Kích thước thường phổ biến trong khoảng 30–50mm, đủ rõ để thể hiện thông tin người ký mà không chiếm nhiều diện tích trên tài liệu.
Nội dung thể hiện sẽ gồm:
Con dấu thường được làm từ cao su, nhựa hoặc kim loại, tùy theo mức độ sử dụng và yêu cầu thẩm mỹ. Chất liệu cao su hiện được ưa chuộng vì dễ khắc, dễ thay đổi thông tin khi cần.
Loại dấu này thường xuất hiện trong các văn bản như biên bản họp, tài liệu nội bộ, báo cáo chuyên môn, xác nhận nghiệp vụ, ký duyệt thông tin hành chính… giúp tăng tính tin cậy và xác thực cho văn bản..
Nhiều người vẫn chưa biết nếu đã có con dấu pháp nhân thì vai trò của dấu chức danh là gì khi sử dụng trong các hoạt động của doanh nghiệp? Thực tế, việc sử dụng loại dấu này có nhiều ý nghĩa rất quan trọng đối với việc xây dựng hình ảnh và đảm bảo tính pháp lý của tài liệu. Cụ thể như:
Với những tài liệu quan trọng, dấu theo chức vụ giúp xác nhận văn bản đã được ký bởi đúng người có thẩm quyền, bảo vệ quyền lợi cho doanh nghiệp và đối tác, đồng thời hạn chế tranh chấp phát sinh.
Dù không bắt buộc theo luật nhưng xu hướng các doanh nghiệp sử dụng đang ngày càng nhiều đơn vị lựa chọn sử dụng. Bởi khi tài liệu, văn bản được đóng dấu này sẽ thể hiện được sự chuyên nghiệp trong quy trình làm việc và giúp gây dựng uy tín trong mắt đối tác một cách hiệu quả.
Loại dấu này nhằm xác định rõ người chịu trách nhiệm cho nội dung tài liệu, văn bản. Điều này sẽ giúp việc quản lý, phân chia quyền hạn, trách nhiệm công việc trong hoạt động của doanh nghiệp được khoa học, minh bạch hơn, nhất là với các doanh nghiệp quy mô lớn, có nhiều phòng ban khác nhau. Từ đó, những sai sót trong quản lý công việc cũng được hạn chế không ít.
Hiện nay, ngoài dấu doanh nghiệp thì nhiều vị trí quản lý cấp cao trong doanh nghiệp đều khắc con dấu này để sử dụng trong quá trình làm việc. Tiêu biểu như:
Loại dấu này được sử dụng rất phổ biến cho vị trí giám đốc trong công ty. Đây là vị trí quan trọng, có tính quyết định cao đối với mọi chiến lược, quyết sách kinh doanh.
Vì vậy, con dấu Giám đốc thường được đóng trong các văn bản pháp lý quan trọng. Có thể kể đến như quyết định bổ nhiệm, hợp đồng, báo cáo tài chính,… Nội dung trên con dấu này sẽ có “Tên + Giám đốc/CEO”.
Loại dấu này được dùng cho vị trí Kế toán trưởng của công ty và đóng dấu lên các từ từ, báo cáo tài chính hay tài liệu tài chính. Con dấu này sẽ xác nhận người có trách nhiệm chính đối với các tài liệu liên quan đến tình hình tài chính doanh nghiệp được cung cấp.
Các vị trí như trưởng phòng hành chính, trưởng phòng kỹ thuật,… sẽ khắc dấu để đóng dấu trong các tài liệu nội bộ trong phòng ban hay những văn bản yêu cầu thông tin xác nhận từ trưởng bộ phận.
Đây là điều quan trọng để đảm bảo dấu được sử dụng hợp lệ, không phát sinh các tranh chấp.
1. Có bắt buộc sử dụng dấu chức danh không?
| Theo quy định thì đây là loại dấu không bắt buộc. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên sử dụng để phân chia thẩm quyền của người ký rõ ràng, nhất là với các hồ sơ, văn bản nội bộ để tránh các tranh chấp về trách nhiệm khi có vấn đề phát sinh. |
2. Dấu chức danh có thay thế dấu tròn doanh nghiệp được không?
| Không. Loại dấu này chỉ đại diện cho vị trí của cá nhân trong doanh nghiệp, tổ chức, không có vai trò thay thế con dấu pháp nhân (dấu tròn). Theo đó, những văn bản cần xác nhận pháp nhân công ty như hồ sơ đăng ký thuế, các hợp đồng giá trị lớn,… sẽ cần đóng dấu pháp nhân hoặc dùng chữ ký số hợp lệ. |
3. Ai được quyền dùng dấu chức danh theo luật?
| Người giữ vị trí quan trọng hoặc được ủy quyền sử dụng con dấu bằng văn bản sẽ được quyền sử dụng. Đa số doanh nghiệp sẽ ban hành quy chế nội bộ liên quan đến việc quyền sử dụng loại dấu này. |
4. Dùng sai dấu chức danh hợp đồng có bị vô hiệu không?
| Có. Hợp đồng sẽ không có hiệu lực pháp lý nếu sử dụng dấu không đúng thẩm quyền hay dùng đóng thay cho dấu pháp nhân. |
Thông tin trong bài trên đã giúp bạn hiểu được dấu chức danh là gì cùng đặc điểm, vai trò và những lưu ý quan trọng khi sử dụng loại dấu này. Nếu doanh nghiệp của bạn cần tư vấn chi tiết về con dấu, quy chế sử dụng hay đăng ký khắc dấu,… hãy liên hệ ngay đến Luật và kế toán Việt Mỹ Law 24/7. Chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ chuyên sâu, nhanh chóng và đảm bảo tính pháp lý chuẩn xác cho mọi doanh nghiệp.
Hãy Liên hệ với chúng tôi ngay để được tư vấn miễn phí 24/7.
Giải pháp luật doanh nghiệp tối ưu, đồng hành cùng bạn
Việt Mỹ Law cung cấp dịch vụ pháp lý, tư vấn luật, thành lập doanh nghiệp, giấy phép kinh doanh và hỗ trợ pháp luật trọn gói. Uy tín – Nhanh chóng – Đúng luật.
HOTLINE: 0989 699 287 (HỖ TRỢ 24/7)
Chuyên gia Lê Lưu Liên có hơn 20 năm kinh nghiệm quản trị doanh nghiệp, tư vấn, hỗ trợ pháp lý, thuế và cố vấn chiến lược. Luật sư Lê Lưu Liên là một chuyên gia đầu ngành trong lĩnh lực Luật và kế toán tại Việt Nam, người sáng lập thương hiệu Luật và kế toán Sao Kim đã nhượng quyền thương hiệu thành công hơn 30 chi nhánh toàn quốc. Sao Kim là thương hiệu duy nhất của Việt Nam đủ uy tín để nhượng quyền và thành công trong lĩnh vực Luật và Kế toán.
