Con dấu công ty là một trong những yếu tố quan trọng gắn liền với tư cách pháp lý và hoạt động giao dịch của doanh nghiệp. Từ khi Luật Doanh nghiệp 2020 có hiệu lực, quy định về con dấu đã có nhiều thay đổi theo hướng trao quyền tự chủ cho doanh nghiệp, đồng thời ghi nhận chữ ký số là một dạng con dấu hợp pháp. Trong bài viết này, Luật và kế toán Việt Mỹ Law sẽ phân tích đầy đủ, chuyên sâu và cập nhật nhất về dấu công ty, dấu tròn và dấu dưới hình thức chữ ký số để doanh nghiệp hiểu đúng – làm đúng – hạn chế rủi ro pháp lý.
Theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, con dấu của doanh nghiệp là phương tiện thể hiện ý chí và sự xác lập pháp lý của doanh nghiệp trong các giao dịch.
Cụ thể, theo Khoản 1, Điều 43 Luật Doanh nghiệp quy định như sau:
Điều 43. Dấu của doanh nghiệp
1. Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Như vậy, con dấu có thể tồn tại dưới hai hình thức:
Dấu công ty hay còn gọi là dấu doanh nghiệp
Con dấu không còn là hình thức bắt buộc trong mọi giao dịch, nhưng khi doanh nghiệp quy định trong Điều lệ hoặc quy chế nội bộ rằng văn bản nào cần đóng dấu, thì dấu trở thành yếu tố khẳng định giá trị pháp lý tương ứng trong phạm vi doanh nghiệp và đối tác giao dịch.
Luật Doanh nghiệp 2020 trao quyền tự chủ tối đa cho doanh nghiệp đối với con dấu. Quy định cụ thể tại Điều 43 như sau:
Điều 43. Dấu của doanh nghiệp
1. Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
2. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.
3. Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.
Như vậy, doanh nghiệp hoàn toàn có quyền tự quyết định con dấu doanh nghiệp cụ thể gồm:
Khoản 2 Điều 43, Luật Doanh nghiệp 2020 quy định doanh nghiệp:
Điểm quan trọng: Luật 2020 không bắt buộc con dấu phải có các thông tin cố định, khác hoàn toàn Luật Doanh nghiệp 2014.
Khoản 3 Điều 43 nêu rõ:
Quy định này thể hiện nguyên tắc: “doanh nghiệp tự chủ – Nhà nước không can thiệp” vào việc sử dụng con dấu.
Cũng căn cứ Luật Doanh nghiệp 2020 thì doanh nghiệp:
Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm thủ tục hành chính và thể hiện sự thay đổi lớn trong tư duy quản lý dấu.
Mặc dù pháp luật không quy định bắt buộc hình dạng tròn, nhưng dấu tròn vẫn được hầu hết doanh nghiệp lựa chọn vì dễ nhận diện và phù hợp với thông lệ giao dịch.
Doanh nghiệp tự thiết kế con dấu tròn theo nhu cầu thực tế, có thể:
Giá trị pháp lý của dấu tròn không phụ thuộc vào hình dạng, mà phụ thuộc vào quy chế sử dụng dấu và hành vi sử dụng dấu theo pháp luật.
Ngay khi doanh nghiệp nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể:
Khác với trước đây, con dấu doanh nghiệp không còn chịu sự quản lý của cơ quan công an.
Nếu bạn thành lập công ty bằng việc sử dụng các dịch vụ thành doanh nghiệp, thường thì đơn vị cung cấp dịch vụ thành lập công ty sẽ hỗ trợ bạn khắc con dấu, làm chữ ký số luôn. Bạn có thể tham khảo dịch vụ thành lập công ty giá rẻ tại Việt Mỹ Law, con dấu doanh nghiệp là 1 phần trong gói dịch vụ trọn gói của chúng tôi. Điều này giúp bạn tiết kiệm chi phí, thời gian, công sức, giúp công ty đi vào hoạt động sớm.
Đây là một trong những điểm mới và quan trọng nhất của Luật Doanh nghiệp 2020.
Khoản 1 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định hiểu đơn giản như sau:
Con dấu bao gồm dấu khắc hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo pháp luật giao dịch điện tử.
Như vậy, chữ ký số đáp ứng điều kiện pháp luật được công nhận là một loại con dấu hợp pháp và có giá trị pháp lý tương đương dấu khắc trong giao dịch điện tử.
Chữ ký số là dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng công nghệ mật mã không đối xứng, cho phép:
Chữ ký số vừa mang tính định danh, vừa đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu.
Theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số chỉ được xem là hợp lệ khi:
Các tổ chức được cấp phép cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số bao gồm:
Khi đáp ứng các điều kiện trên, chữ ký số:
Theo Điều 12 Nghị định 167/2013/NĐ-CP, hành vi không thông báo mất giấy chứng nhận mẫu dấu hoặc không đăng ký lại mẫu dấu có thể bị phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng.
Tuy nhiên, cần hiểu rõ rằng quy định này áp dụng trong bối cảnh trước năm 2021, khi con dấu doanh nghiệp còn phải đăng ký mẫu dấu và chịu sự quản lý của cơ quan công an. Từ thời điểm Luật Doanh nghiệp 2020 có hiệu lực, doanh nghiệp không còn phải đăng ký mẫu dấu, cũng không có giấy chứng nhận mẫu dấu, nên quy định xử phạt tại Điều 12 Nghị định 167 không còn phù hợp đối với doanh nghiệp hiện nay.
Như vậy, mất dấu công ty hiện không bị xử phạt hành chính, vì doanh nghiệp không còn nghĩa vụ đăng ký mẫu dấu. Tuy vậy, doanh nghiệp vẫn phải chủ động ban hành quy chế quản lý và sử dụng con dấu, đồng thời làm lại dấu mới và cập nhật quy chế nội bộ để tránh rủi ro trong giao dịch.
Luật và kế toán Việt Mỹ Law cung cấp dịch vụ chuyên sâu về làm dấu công ty :
Cam kết dịch vụ của Việt Mỹ Law
Với hơn 13 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực pháp lý, đồng hành cùng hàng ngàn doanh nghiệp trên khắp cả nước, Việt Mỹ Law tự hào là đơn vị cung cấp dịch vụ làm con dấu công ty hàng đầu Việt Nam. Việt Mỹ Law cung cấp mọi dịch vụ liên quan đến con dấu doanh nghiệp – từ tư vấn lựa chọn mẫu dấu, xây dựng quy chế sử dụng dấu, khắc dấu, đến thiết lập chữ ký số – đều được thực hiện theo quy trình tiêu chuẩn, cam kết chất lượng rõ ràng:
| Xử lý nhanh chóng, đúng thời hạn | Hồ sơ được tiếp nhận và triển khai ngay trong ngày. Thông thường, việc khắc dấu và bàn giao hoàn thiện chỉ từ 24–48 giờ tùy từng địa phương. |
| Đảm bảo chính xác tuyệt đối về pháp lý | Tất cả tư vấn đều dựa trên Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, Nghị định 130/2018/NĐ-CP, và các quy định liên quan. Mẫu dấu – quy chế sử dụng dấu được soát xét bởi đội ngũ luật sư có kinh nghiệm thực tiễn. |
| Quy trình minh bạch – chi phí trọn gói | Không phụ phí, không kê thêm dịch vụ. Khách hàng được báo giá trước khi triển khai, kèm theo lộ trình thực hiện rõ ràng. Toàn bộ chi phí được niêm yết và xuất hóa đơn đầy đủ. |
| Hỗ trợ trên toàn quốc – giao nhận tận nơi | Doanh nghiệp ở bất kỳ tỉnh thành nào cũng được hỗ trợ khắc dấu, đăng ký chữ ký số hoặc xây dựng quy chế sử dụng dấu. Việt Mỹ Law hỗ trợ nhận – trả hồ sơ qua chuyển phát, giao dấu tận nơi trên toàn quốc. |
| Đồng hành trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp | Ngoài việc khắc dấu, Việt Mỹ Law còn tư vấn cách sử dụng dấu trong giao dịch, cách kết hợp giữa dấu tròn – dấu chức danh – chữ ký số, hướng dẫn kiểm soát nội bộ để tránh rủi ro pháp lý. |
Dấu công ty theo Luật Doanh nghiệp 2020 đã được trao quyền tự chủ tối đa cho doanh nghiệp. Không chỉ dấu tròn, mà chữ ký số cũng được công nhận là một loại con dấu hợp pháp với giá trị pháp lý đầy đủ. Doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định này để xây dựng quy chế sử dụng con dấu phù hợp, đảm bảo tính pháp lý trong mọi giao dịch.
Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ tư vấn hoặc xây dựng mẫu dấu – chữ ký số – quy chế sử dụng dấu, hãy liên hệ Luật và kế toán Việt Mỹ Law để được hỗ trợ chuyên sâu và kịp thời.
Hãy Liên hệ với chúng tôi ngay để được tư vấn miễn phí 24/7.
Giải pháp luật doanh nghiệp tối ưu, đồng hành cùng bạn
Việt Mỹ Law cung cấp dịch vụ pháp lý, tư vấn luật, thành lập doanh nghiệp, giấy phép kinh doanh và hỗ trợ pháp luật trọn gói. Uy tín – Nhanh chóng – Đúng luật.
HOTLINE: 0989 699 287 (HỖ TRỢ 24/7)
Chuyên gia Lê Lưu Liên có hơn 20 năm kinh nghiệm quản trị doanh nghiệp, tư vấn, hỗ trợ pháp lý, thuế và cố vấn chiến lược. Luật sư Lê Lưu Liên là một chuyên gia đầu ngành trong lĩnh lực Luật và kế toán tại Việt Nam, người sáng lập thương hiệu Luật và kế toán Sao Kim đã nhượng quyền thương hiệu thành công hơn 30 chi nhánh toàn quốc. Sao Kim là thương hiệu duy nhất của Việt Nam đủ uy tín để nhượng quyền và thành công trong lĩnh vực Luật và Kế toán.
