5 Trường hợp doanh nghiệp không có người đại diện pháp luật và hệ lụy

Tình trạng doanh nghiệp không có người đại diện pháp luật giống như “con tàu mất lái”, khiến mọi hoạt động ký kết và giao dịch quan trọng rơi vào trạng thái đóng băng. Để tránh các rủi ro pháp lý và tổn thất kinh tế không đáng có, doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình xử lý và phương án thay thế nhân sự kịp thời. Cùng Luật và Kế toán Việt Mỹ Law đánh giá về vấn đề này dưới góc nhìn chuyên sâu để hiểu nguyên nhân, hệ lụy doanh nghiệp gặp phải khi không có người đại diện theo pháp luật.

1. Người đại diện pháp luật của doanh nghiệp: Khái niệm và trách nhiệm cần biết

Trước khi tìm hiểu nguyên nhân và hệ lụy pháp lý khi doanh nghiệp không có người đại diện pháp luật, bạn cần hiểu rõ quy định pháp luật về vị trí này trong công ty. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo pháp luật là cá nhân/tổ chức đại diện cho doanh nghiệp, thực hiện các quyền và nghĩa vụ liên quan đến giao dịch của doanh nghiệp. 

Ngoài ra, người đảm nhận vị trí này cũng có vai trò đại diện doanh nghiệp đảm nhận tư cách người yêu cầu giải quyết với vai trò là nguyên đơn, bị đơn hay người có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan trước Tòa án, Trọng tài,…

Theo quy định tại Luật này, người đại diện pháp luật của doanh nghiệp sẽ có trách nhiệm gồm:

• Thực hiện quyền, nghĩa vụ doanh nghiệp giao một cách cẩn trọng, trung thực để bảo vệ tối ưu lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp.
• Không lạm dụng địa vị hay sử dụng thông tin, cơ hội kinh doanh, tài sản doanh nghiệp để thực hiện các hoạt động thu lợi ích cho chính mình hay cho tổ chức, cá nhân khác.
• Kịp thời thông báo đầy đủ, chính xác thông tin về doanh nghiệp bản thân hay người thân đang làm chủ hoặc đang góp vốn, mua cổ phần,…

Ngoài ra, trường hợp doanh nghiệp có nhiều người đại diện pháp luật thì Điều lệ công ty phải ghi rõ phạm vi quyền hạn, nghĩa vụ của mỗi người để tránh tình trạng chồng chéo trách nhiệm, gây nên các rủi ro pháp lý. 

2. Các nguyên nhân phổ biến khiến doanh nghiệp không có người đại diện pháp luật

Thực tế, có nhiều trường hợp khiến doanh nghiệp gặp phải tình trạng không có người đại diện theo pháp luật. Cụ thể như:

2.1 Người đại diện pháp luật qua đời hoặc bị tuyên bố mất tích

Khi người đại diện pháp luật của công ty bị Tòa tuyên mất tích hay qua đời sẽ khiến công ty của bạn không có người đại diện pháp luật. Với trường hợp này, doanh nghiệp cần sớm bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật mới và làm thủ tục đăng ký thay đổi thông tin người đại diện để tránh các rắc rối về mặt pháp lý và ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh.

2.2 Người đại diện theo pháp luật bị tạm giam hoặc chấp hành hình phạt tù

Nhiều trường hợp người đại diện theo pháp luật bị tạm giam, bị cấm đảm nhiệm các chức vụ quản lý hay bị phạt tù,…Như vậy, cá nhân này sẽ không đủ điều kiện đảm nhận vị trí đại diện pháp luật của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp không tìm người khác thay thế sẽ được xác định là không có người đại diện pháp luật và dễ phát sinh rủi ro về thuế, trách nhiệm pháp lý hay các giao dịch với bên thứ ba.

2.3 Người đại diện pháp luật xuất cảnh dài hạn nhưng không ủy quyền

Một số trường hợp người đại diện theo pháp luật của công ty xuất cảnh ra nước ngoài với thời gian trên 30 ngày nhưng không có văn bản ủy quyền hợp pháp cho cá nhân tại Việt Nam. Lúc này, doanh nghiệp sẽ rơi vào tình trạng doanh nghiệp không có người đại diện pháp luật. Đây là lỗi rất phổ biến mà nhiều doanh nghiệp mắc phải, rất dễ bị cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế phạt cảnh cáo hay xử phạt hành chính.

2.4 Người đại diện pháp luật từ chức nhưng chưa hoàn tất thủ tục pháp lý

Đây cũng là một trong những nguyên nhân khiến doanh nghiệp rơi vào tình trạng không có người đại diện theo pháp luật. Kể cả khi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GCN ĐKDN) vẫn đang có tên của người đại diện cũ thì việc không hoàn tất thủ tục thay đổi người đại diện mới sẽ khiến doanh nghiệp gặp rắc rối khi cần làm việc với cơ quan chức năng hay ký hợp đồng với bên thứ ba.

2.5 Thông tin người đại diện pháp luật không còn đủ điều kiện theo luật

Với trường hợp người đại diện pháp luật bị cấm hành nghề, mất năng lực hành vi dân sự,… cũng đồng nghĩa với việc cá nhân đó không đủ tư cách và điều kiện đảm nhận vị trí đại diện pháp luật theo quy định. Khi không có người đại diện pháp luật sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới các hoạt động giao dịch hay gặp vấn đề về mặt pháp lý – thuế.

3. Quy định mức phạt khi doanh nghiệp không có người đại diện pháp luật 

Theo Điều 51, Nghị định 122/2021/NĐ-CP quy định mức phạt khi doanh nghiệp không đáp ứng được yêu cầu có tối thiểu 01 người đại diện theo pháp luật. Cụ thể, doanh nghiệp sẽ bị phạt từ 20.000.000 VNĐ đến 30.000.000 VNĐ khi vi phạm một trong những hành vi dưới đây:

• Công ty không có người đại diện pháp luật đang cư trú hợp pháp tại Việt Nam.
• Người đại diện pháp luật xuất cảnh ra nước ngoài nhưng không có văn bản ủy quyền cho người khác làm đại diện thay trong thời gian vắng mặt hoặc văn bản ủy quyền đã hết hạn nhưng không được gia hạn.
• Người đại diện pháp luật ủy quyền khi ra nước ngoài nhưng người được ủy quyền không đáp ứng đủ tiêu chuẩn làm người đại diện pháp luật theo quy định.
• Người đại diện pháp luật ủy quyền cho nhiều hơn số lượng người được pháp luật cho phép.

Mức xử phạt khi công ty không có người đại diện pháp luật

4. Hệ lụy pháp lý khi doanh nghiệp không có người đại diện pháp luật

Việc không có người đại diện theo pháp luật không chỉ khiến doanh nghiệp bị xử phạt hành chính mà còn gây nên nhiều hệ lụy pháp lý khác. Đó chính là:

4.1 Hợp đồng giao dịch của doanh nghiệp không có giá trị pháp lý

Khi không có người đại diện pháp luật đồng nghĩa với việc người ký kết hợp đồng không đủ tư cách để đại diện công ty. Vì vậy, hợp đồng này có thể bị tuyên vô hiệu, dễ phát sinh các tranh chấp và gây thiệt hại về mặt tài chính.

4.2 Không thể thực hiện thủ tục kế toán – thuế

Khi không có người đại diện pháp luật, kế toán doanh nghiệp không thể nộp báo cáo tài chính (BCTC) hay thực hiện quyết toán thuế theo quy định pháp luật. Ngoài ra, việc giải trình các thông tin với cơ quan thuế cũng gặp nhiều khó khăn khi công ty thiếu người đại diện pháp luật. 

Tình trạng này rất dễ khiến doanh nghiệp rơi vào “tầm ngắm” của cơ quan thuế và trở thành nhóm có dấu hiệu rủi ro cao. Khi đó, khả năng doanh nghiệp bị cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra là rất lớn.

4.3 Nguy cơ bị đình chỉ hoặc thu hồi GCN đăng ký doanh nghiệp

Nếu để tình trạng doanh nghiệp không có người đại diện pháp luật kéo dài sẽ dễ phát sinh nguy cơ bị đình chỉ hoạt động, thu hồi giấy phép. Thậm chí, nhiều trường hợp doanh nghiệp sẽ bị xóa tên khỏi hệ thống đăng ký kinh doanh.

5. Ai có thể thay thế người đại diện pháp luật?

Trong quá trình hoạt động, một số doanh nghiệp gặp phải trạng khi doanh nghiệp không có người đại diện pháp luật do các tình huống đột xuất như qua đời, mất tích hoặc bị tạm giam. Điều này ảnh hưởng rất lớn đối với quá trình hoạt động của doanh nghiệp. 

Và câu hỏi đặt ra là: “ Ai có thể thay thế người đại diện pháp luật? ”

Theo Luật sư Lê Lưu Liên – chuyên gia đầu ngành trong lĩnh lực Luật và kế toán tại Việt Nam, người sáng lập thương hiệu Luật và kế toán Việt Mỹ Law trả lời câu hỏi này như sau:

Thực tế pháp lý cho thấy không có một cá nhân nào mặc nhiên được thay thế vị trí này nếu không qua các thủ tục bổ nhiệm theo quy định. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, trong trường hợp cấp thiết để đảm bảo bộ máy không bị ngưng trệ, chủ sở hữu hoặc Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị cần nhanh chóng lựa chọn nhân sự thay thế.

 

Cụ thể, đối với loại hình công ty TNHH một thành viên, chủ sở hữu hoặc Chủ tịch công ty có thẩm quyền xem xét ngay đội ngũ lãnh đạo hiện tại (ví dụ như Phó Tổng Giám đốc hoặc Phó Giám đốc) để ra quyết định bổ nhiệm vào vị trí Quyền Tổng Giám đốc (hoặc Quyền Giám đốc). Người được bổ nhiệm chức danh “Quyền” này sẽ đóng vai trò là người đại diện theo pháp luật tạm thời của doanh nghiệp. Quyết định bổ nhiệm này có hiệu lực thi hành ngay kể từ ngày ký, cho phép cá nhân đó nhân danh công ty thực hiện các giao dịch, ký kết hợp đồng và giải quyết các thủ tục hành chính mà không cần đợi đến khi hoàn tất việc cập nhật thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

 

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý rằng việc thay thế tạm thời này phải được thực hiện song song với trách nhiệm pháp lý là đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật với cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có quyết định bổ nhiệm. Trong trường hợp người được bổ nhiệm tạm thời hoàn thành tốt nhiệm vụ, chủ sở hữu có thể tiến hành bổ nhiệm chính thức. Ngược lại, nếu không đáp ứng được yêu cầu, doanh nghiệp có quyền miễn nhiệm và lựa chọn nhân sự khác đủ tiêu chuẩn để thay thế, nhằm bảo vệ quyền lợi hợp pháp của công ty trước các bên liên quan và pháp luật.

>>> Tham khảo thêm: Dịch vụ thay đổi người đại diện giá rẻ uy tín tại Việt Mỹ Law

6. Gợi ý các giải pháp khắc phục hậu quả khi không có người đại diện doanh nghiệp

Đối với trường hợp công ty không có người đại diện pháp luật, để không phát sinh hậu quả nghiêm trọng cần sớm tiến hành:

• Bổ nhiệm người đại diện pháp luật mới cho doanh nghiệp theo đúng điều kiện được quy định.
• Nếu người đại diện pháp luật xuất cảnh thời gian dài cần ủy quyền người khác làm đại diện thay trong thời gian vắng mặt.
• Không chỉ xử lý hậu quả, doanh nghiệp khi rơi vào trường hợp không có người đại diện pháp luật nên tìm đến dịch vụ hỗ trợ thủ tục pháp lý doanh nghiệp để đảm bảo không gặp rủi ro, đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp luôn thuận lợi, hợp pháp.

Tạm kết

Việc để xảy ra tình trạng doanh nghiệp không có người đại diện pháp luật không chỉ đơn giản là lỗi bị xử phạt hành chính mà còn là nguyên nhân gây nên nhiều rắc rối pháp lý trong quá trình hoạt động của công ty. Để giải quyết rắc rối này, doanh nghiệp có thể liên hệ Luật và Kế toán Việt Mỹ Law để được chúng tôi tư vấn thông tin pháp lý liên quan và hướng giải quyết phù hợp theo tình hình thực tế. Dịch vụ đảm bảo giúp doanh nghiệp xử lý nhanh, ngăn ngừa rủi ro và cam kết đúng luật, tối ưu chi phí.

Hãy Liên hệ với chúng tôi ngay để được tư vấn miễn phí 24/7.

Giải pháp luật doanh nghiệp tối ưu, đồng hành cùng bạn

Việt Mỹ Law cung cấp dịch vụ pháp lý, tư vấn luật, thành lập doanh nghiệp, giấy phép kinh doanh và hỗ trợ pháp luật trọn gói. Uy tín – Nhanh chóng – Đúng luật.

HOTLINE: 0989 699 287 (HỖ TRỢ 24/7)