Kể từ thời điểm áp dụng bắt buộc vào 01/07/2022, hóa đơn điện tử đã trở thành chứng từ không thể thiếu trong mọi giao dịch kinh doanh tại Việt Nam. Để đảm bảo tuân thủ tuyệt đối quy định pháp luật và tránh rủi ro về thuế, doanh nghiệp cần nắm rõ những cập nhật mới nhất, đặc biệt là các hướng dẫn về kê khai và xử lý sai sót theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Bài viết chuyên sâu này sẽ cung cấp kiến thức toàn diện từ định nghĩa, phân loại, đến quy trình xử lý nghiệp vụ phức tạp liên quan đến hóa đơn điện tử, giúp kế toán và chủ doanh nghiệp làm chủ công cụ quản lý quan trọng này.
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là một công cụ pháp lý quan trọng, đánh dấu sự chuyển mình mạnh mẽ của công tác quản lý thuế và kế toán tại Việt Nam. Việc hiểu rõ bản chất và phân loại của HĐĐT là bước nền tảng để doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ thuế.
Căn cứ theo Khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử được định nghĩa là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử. Nó do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin mua bán.
Phạm vi của khái niệm này rất rộng, bao gồm cả trường hợp đặc biệt là hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Sự linh hoạt này nhằm đáp ứng đa dạng các mô hình kinh doanh từ truyền thống đến hiện đại.
Sự khác biệt lớn nhất giữa các loại hóa đơn điện tử nằm ở vai trò xác nhận của cơ quan thuế:
Theo quy định, hóa đơn điện tử bao gồm nhiều loại, phục vụ cho các mục đích và đối tượng khác nhau:
Trong quản lý hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần phân biệt rõ ràng giữa hóa đơn gốc (dữ liệu) và bản thể hiện (hình thức), bởi chúng có giá trị pháp lý hoàn toàn khác nhau.
Hóa đơn gốc là hóa đơn điện tử được lập ra khi phát sinh giao dịch mua bán và được lưu trữ dưới định dạng XML (eXtensible Markup Language).
Bản thể hiện là hóa đơn điện tử được chuyển đổi dưới dạng PDF, HTML, hoặc in ra giấy.
Nắm rõ quy định về hóa đơn điện tử để thực hiện đúng, tránh sai phạm.
Quy định bắt buộc về HĐĐT
Căn cứ theo Điều 59 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, pháp luật quy định bắt buộc sử dụng HĐĐT trên toàn quốc là từ ngày 01/7/2022. Tất cả các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế và hộ kinh doanh thuộc diện phải sử dụng hóa đơn theo quy định (như hộ kinh doanh có doanh thu trên 100 triệu đồng/năm) phải chuyển đổi hoàn toàn từ hóa đơn giấy sang HĐĐT kể từ thời điểm này.
– Doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử
– Hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ/ năm trở lên bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Đối với hộ kinh doanh doanh có doanh thu dưới 1 tỷ/ năm không bắt buộc, nhưng khuyến khích sử dụng HĐĐT.
Xem thêm: Quy định hóa đơn điện tử hộ kinh doanh
Nguyên tắc sử dụng HĐĐT nhằm đảm bảo tính toàn vẹn và duy nhất của chứng từ:
Để một hóa đơn điện tử được xem là hợp lệ, nó phải chứa đầy đủ các nội dung cơ bản, bao gồm:
Việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử là thủ tục bắt buộc. Hiện nay, doanh nghiệp phải thực hiện đăng ký thông qua các tổ chức cung cấp dịch vụ trung gian.
Theo Điểm a Khoản 11 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Khoản 1 Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT.
Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đóng vai trò cầu nối quan trọng. Họ cung cấp giải pháp trong việc khởi tạo, kết nối nhận, truyền, nhận, lưu trữ, xử lý dữ liệu của HĐĐT có mã và không có mã của cơ quan thuế.
Một trong những nghiệp vụ phức tạp nhất khi sử dụng hóa đơn điện tử là xử lý các tình huống sai sót. Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã có những sửa đổi quan trọng đối với Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Đây là trường hợp sai sót nhẹ nhất. Căn cứ tại Khoản 13, Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định:
Khi sai sót ảnh hưởng đến các chỉ tiêu quan trọng như mã số thuế (MST), số tiền, thuế suất (thông tin ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế):
Đây là một điểm mới rất hữu ích, giúp giảm gánh nặng hành chính:
Trường hợp chiết khấu thương mại căn cứ vào số lượng hoặc doanh số hàng hóa, dịch vụ, việc lập hóa đơn điện tử điều chỉnh được thực hiện như sau:
Xem thêm: Hướng dẫn kê khai hóa đơn điều chỉnh
Việc xác định đúng thời điểm kê khai và lưu trữ hóa đơn điện tử là yếu tố quyết định tính hợp pháp của chi phí.
Thời điểm kê khai thuế khi có hóa đơn điều chỉnh/thay thế phụ thuộc vào loại sai sót:
1. Thời điểm lập hóa đơn điện tử được quy định như thế nào?
| Thời điểm lập HĐĐT được quy định chi tiết theo từng loại giao dịch (bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, xây lắp, v.v.) tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi NĐ 70/2025/NĐ-CP). Ví dụ, đối với bán hàng hóa, thời điểm lập là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua. |
| Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bản giấy chuyển đổi từ HĐĐT gốc (XML) chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ và theo dõi. Bản giấy này không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. |
3. Người mua có phải ký số vào HĐĐT không?
| Căn cứ khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được bổ sung bởi NĐ 70/2025/NĐ-CP), HĐĐT không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua (kể cả trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài). Chỉ trong trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và hai bên có thỏa thuận ký số để đảm bảo các điều kiện kỹ thuật thì mới cần có chữ ký số của người mua. |
4. Khách hàng có thể nhận HĐĐT bằng những hình thức nào?
| Khách hàng có thể nhận HĐĐT qua nhiều hình thức đã thỏa thuận giữa hai bên, phổ biến nhất là qua Email, SMS, hoặc thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT. |
| Việc hủy HĐĐT (đã gửi CQT) chỉ được thực hiện nếu CQT chưa cấp mã (đối với HĐĐT có mã) hoặc chưa gửi cho người mua (đối với HĐĐT không mã) và chưa phát sinh sai sót. Nếu đã gửi và CQT đã cấp mã, doanh nghiệp không được hủy mà chỉ được thực hiện các thủ tục thay thế hoặc điều chỉnh theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. |
6. Tra cứu hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp bằng cách nào?
| Để xác nhận tính hợp lệ, hợp pháp của HĐĐT, kế toán cần sử dụng chức năng Tra cứu hóa đơn điện tử trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế. Việc này giúp kiểm tra tình trạng hóa đơn, thông tin người bán và đảm bảo hóa đơn đã được phép sử dụng. Đây là bước quan trọng trước khi hạch toán kế toán và kê khai thuế. |
7. Trường hợp HĐĐT sai sót do Cơ quan Thuế phát hiện thì xử lý thế nào?
| Nếu HĐĐT có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế đã lập có sai sót được Cơ quan thuế phát hiện, Cơ quan thuế sẽ gửi thông báo (theo Mẫu số 01/TB-RSĐT) cho người bán để kiểm tra nội dung sai và thực hiện các bước điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định. |
| Hộ kinh doanh (HKD) có doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm từ 2025 về trước và dưới 500 triệu/ năm từ 2026 về sau, được miễn thuế GTGT và TNCN, do đó không bắt buộc phải lập HĐĐT. Tuy nhiên, nếu người mua yêu cầu hóa đơn, HKD vẫn phải đăng ký và sử dụng HĐĐT để cung cấp cho người mua, với hóa đơn là loại không phải nộp thuế. |
9. Làm thế nào để đảm bảo tính an toàn và bảo mật khi lưu trữ HĐĐT?
| Doanh nghiệp nên lưu trữ HĐĐT trên hệ thống phần mềm chuyên nghiệp hoặc thông qua dịch vụ lưu trữ của các tổ chức trung gian. Việc này giúp đảm bảo tính an toàn, bảo mật, và toàn vẹn của dữ liệu trong suốt thời hạn lưu trữ (thường là 10 năm) theo quy định của pháp luật kế toán. |
| Các trường hợp có thay đổi do thực tế thanh toán, quyết toán, trả hàng, hoàn phí, người bán phải lập hóa đơn điện tử điều chỉnh. Hóa đơn điện tử này sẽ được kê khai vào kỳ lập/nhận hóa đơn điều chỉnh, không phải quay lại kỳ hóa đơn gốc. |
Tạm kết
Việc quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử đã chuyển sang giai đoạn ổn định nhưng đồng thời cũng yêu cầu sự tuân thủ nghiêm ngặt hơn về mặt nghiệp vụ. Với sự ra đời của Nghị định 70/2025/NĐ-CP, các quy trình xử lý sai sót đã được chuẩn hóa và rõ ràng hơn, nhưng cũng đặt ra yêu cầu cao hơn về tính chính xác trong kê khai.
Doanh nghiệp và kế toán cần liên tục cập nhật các thay đổi, đặc biệt là các quy định mới về thời điểm kê khai điều chỉnh và việc sử dụng Mẫu 04/SS-HĐĐT. Nắm vững những kiến thức này không chỉ giúp tuân thủ pháp luật mà còn là chiến lược quan trọng để bảo vệ chi phí và uy tín thuế của doanh nghiệp.
Đảm bảo hệ thống hóa đơn điện tử của doanh nghiệp bạn luôn sẵn sàng và tuân thủ các quy định mới nhất. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì về vấn đề kế toán – thuế và pháp lý hãy liên hệ với chúng tôi. Với kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán thuế hơn 13 năm, Việt Mỹ Law tự tin là một trong các đơn vị kế toán hàng đầu Việt Nam. Chúng tôi cung cấp và tư vấn quy trình kế toán – thuế để tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ và giảm thiểu rủi ro pháp lý.
Liên hệ với chúng tôi ngay để được tư vấn miễn phí 24/7.
Giải pháp luật doanh nghiệp tối ưu, đồng hành cùng bạn
Việt Mỹ Law cung cấp dịch vụ pháp lý, tư vấn luật, thành lập doanh nghiệp, giấy phép kinh doanh và hỗ trợ pháp luật trọn gói. Uy tín – Nhanh chóng – Đúng luật.
HOTLINE: 0989 699 287 (HỖ TRỢ 24/7)
Chuyên gia Lê Lưu Liên có hơn 20 năm kinh nghiệm quản trị doanh nghiệp, tư vấn, hỗ trợ pháp lý, thuế và cố vấn chiến lược. Luật sư Lê Lưu Liên là một chuyên gia đầu ngành trong lĩnh lực Luật và kế toán tại Việt Nam, người sáng lập thương hiệu Luật và kế toán Sao Kim đã nhượng quyền thương hiệu thành công hơn 30 chi nhánh toàn quốc. Sao Kim là thương hiệu duy nhất của Việt Nam đủ uy tín để nhượng quyền và thành công trong lĩnh vực Luật và Kế toán.
