Hồ sơ – thủ tục thành lập hộ kinh doanh cá thể sau sáp nhập chi tiết nhất

Thành lập hộ kinh doanh cá thể là bước đầu quan trọng để hợp pháp hóa hoạt động kinh doanh nhỏ lẻ, từ cửa hàng tạp hóa, quán ăn, dịch vụ làm đẹp đến thương mại điện tử nhỏ. Bài viết này hướng dẫn chi tiết từng bước — từ điều kiện, hồ sơ, thủ tục (cả nộp trực tiếp và nộp online), mức phí, cho đến những lỗi thường gặp và lời khuyên thực tế để bạn đăng ký hộ kinh doanh cá thể đúng quy định, tiết kiệm thời gian và tránh rủi ro pháp lý. 

1. Căn cứ pháp lý

• Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.
• Luật Doanh nghiệp 2020.
• Luật Đầu tư 2020
• Nghị định 31/2021/NĐ-CP sửa đổi và bổ sung bởi Nghị định 239/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 03/9/2025) và các văn bản mới khác hướng dẫn chi tiết.

2. Lợi ích khi thành lập hộ kinh doanh cá thể

Thành lập hộ kinh doanh cá thể mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cá nhân hoặc hộ gia đình muốn khởi nghiệp nhỏ, kinh doanh ổn định và hợp pháp. Dưới đây là những ưu điểm nổi bật nhất:

• Hợp thức hóa hoạt động: Có Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh giúp bạn ký hợp đồng, mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, đăng ký hóa đơn.
• Quản lý thuế rõ ràng: Khi đăng ký sẽ được cấp mã số thuế, giúp kê khai và nộp thuế đúng hạn — tránh phạt hành chính.
• Chi phí & thủ tục đơn giản: Phù hợp với người mới, vốn nhỏ; so với thành lập doanh nghiệp thì thời gian và chi phí thấp hơn.
• Tạo uy tín với khách hàng và đối tác: Ví dụ: quán cà phê có giấy phép kinh doanh dễ ký hợp đồng đặt hàng với công ty cung cấp nguyên liệu.

3. Điều kiện thành lập hộ kinh doanh cá thể

Trước khi tiến hành đăng ký hộ kinh doanh cá thể, cá nhân hoặc hộ gia đình cần nắm rõ các điều kiện pháp lý theo quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp. Việc chuẩn bị đầy đủ điều kiện giúp hồ sơ được xét duyệt nhanh chóng, tránh bị trả lại hoặc yêu cầu bổ sung.

Điều kiện thành lập hộ kinh doanh cá thể

1. Chủ thể được quyền thành lập hộ kinh doanh cá thể

Theo quy định hiện hành, các đối tượng sau được quyền đăng ký hộ kinh doanh cá thể:

• Cá nhân là công dân Việt Nam từ đủ 18 tuổi trở lên, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.
• Hộ gia đình hoặc nhóm cá nhân cùng góp vốn để cùng đứng tên đăng ký hộ kinh doanh.
• Người Việt Nam định cư ở nước ngoài, người nước ngoài cư trú hợp pháp tại Việt Nam cũng có thể đăng ký nếu đáp ứng điều kiện theo pháp luật Việt Nam.

Lưu ý:

• Một cá nhân chỉ được phép thành lập một hộ kinh doanh duy nhất trên toàn quốc.
• Nếu cá nhân đã là chủ doanh nghiệp tư nhân hoặc thành viên hợp danh thì không được đồng thời là chủ hộ kinh doanh.

Ví dụ: Nếu bạn đang là chủ hộ kinh doanh tạp hóa tại Quận 1, bạn không thể tiếp tục đăng ký thêm một hộ kinh doanh khác ở Quận 5.

2. Địa điểm kinh doanh hợp pháp

Địa điểm kinh doanh là yếu tố bắt buộc và được ghi rõ trong Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.

• Địa điểm phải thuộc quyền sử dụng hợp pháp của người đăng ký (sở hữu hoặc thuê/mượn có hợp đồng).
• Không được đặt tại chung cư để ở, khu vực cấm kinh doanh, hoặc địa chỉ không rõ ràng.
• Nếu hộ kinh doanh hoạt động nhiều địa điểm, cần đăng ký các điểm kinh doanh phụ theo quy định.

Ví dụ: Bạn thuê mặt bằng mở quán ăn, cần có hợp đồng thuê mặt bằng hợp pháp (ghi rõ thời hạn, diện tích, thông tin bên cho thuê).

3. Ngành nghề kinh doanh hợp pháp

Khi thành lập hộ kinh doanh cá thể, ngành nghề đăng ký phải:

• Không nằm trong danh mục cấm kinh doanh theo Luật Đầu tư.
• Nếu là ngành nghề có điều kiện (như: ăn uống, spa, xăm hình, vật liệu nổ, y tế…), phải có giấy phép con hoặc chứng chỉ hành nghề kèm theo.
• Ghi rõ mã ngành và mô tả cụ thể để thuận tiện cho cơ quan đăng ký.

Ví dụ: Nếu bạn mở tiệm nail, cần chứng chỉ hành nghề chăm sóc sắc đẹp; nếu mở quán ăn, cần có Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm.

4. Tên hộ kinh doanh đúng quy định

Tên hộ kinh doanh phải tuân thủ quy tắc:

• Gồm 2 thành phần: “Hộ kinh doanh” + “Tên riêng” (ví dụ: Hộ kinh doanh Hồng Lan).
• Không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với hộ kinh doanh khác trong cùng địa bàn.
• Không sử dụng từ ngữ vi phạm đạo đức xã hội, thuần phong mỹ tục.

Mẹo nhỏ: Bạn có thể tra cứu trước trên Cổng thông tin đăng ký hộ kinh doanh của UBND cấp huyện để tránh bị trùng tên.

5. Hồ sơ và lệ phí

– Có hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh hợp lệ, bộ hồ sơ gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh cá thể (theo mẫu Phụ lục III-1 ban hành kèm Nghị định 01/2021/NĐ-CP).
• Bản sao hợp lệ CCCD/CMND của chủ hộ kinh doanh.
• Biên bản họp nhóm cá nhân (nếu có nhiều người cùng thành lập hộ).

– Nộp đủ lệ phí theo quy định của pháp luật về phí và lệ phí.

6. Số lượng lao động và quy mô hoạt động

Trước đây, hộ kinh doanh bị giới hạn dưới 10 lao động. Nếu muốn thuê thêm nhiều lao động hơn, bắt buộc phải chuyển đổi loại hình kinh doanh lê thành doanh nghiệp.

Tuy nhiên, theo quy định tại Điều 79 Nghị định 01/2021/NĐ-CP có hiệu lực, không còn giới hạn số lao động, 

7. Năng lực pháp lý và trách nhiệm

• Chủ hộ kinh doanh chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản của mình đối với mọi nghĩa vụ tài chính và pháp lý của hộ.
• Nghĩa là nếu hộ kinh doanh phát sinh nợ hoặc nghĩa vụ thuế, chủ hộ phải tự chịu trách nhiệm bằng tài sản cá nhân (nhà, xe, tiền…).

Vì vậy, cần quản lý tài chính minh bạch và nộp thuế đúng hạn để tránh rủi ro pháp lý.

8. Tuân thủ quy định về an toàn, môi trường và phòng cháy chữa cháy

Một số ngành nghề phải có thêm các điều kiện chuyên biệt:

• Giấy phép an toàn vệ sinh thực phẩm (đối với cơ sở ăn uống, thực phẩm).
• Giấy chứng nhận phòng cháy chữa cháy (với kho, xưởng, quán karaoke, nhà hàng, spa…).
• Báo cáo đánh giá tác động môi trường (nếu hoạt động sản xuất có quy mô lớn).

4. Quy trình thành lập hộ kinh doanh cá thể (Mới nhất 2026)

Theo quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp ( có hiệu lực từ  1/7/2025 thay thế cho Nghị định 01/2021/NĐ-CP), việc thành lập hộ kinh doanh cá thể được thực hiện qua 5 bước chính dưới đây.

Bước 1: Chuẩn bị thông tin đăng ký hộ kinh doanh

Trước khi nộp hồ sơ, bạn cần xác định rõ các thông tin cơ bản của hộ kinh doanh:

• Tên hộ kinh doanh (không trùng lặp, không gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp khác).
• Địa chỉ địa điểm kinh doanh (phải rõ ràng, có quyền sử dụng hợp pháp).
• Ngành nghề kinh doanh (theo mã ngành cấp 4 trong Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam).
• Họ tên, CCCD/CMND, địa chỉ thường trú của chủ hộ kinh doanh.
• Số lượng lao động dự kiến (tối đa 10 người theo quy định).

Việc chuẩn bị kỹ thông tin giúp tránh sai sót khi nộp hồ sơ, đồng thời rút ngắn thời gian xử lý.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thành lập hộ kinh doanh cá thể

Bộ hồ sơ đăng ký gồm:

1. Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh cá thể ( tải xuống Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh mẫu số 1.)
2. Bản sao hợp lệ CCCD/CMND của chủ hộ kinh doanh.
3. Biên bản họp nhóm cá nhân (nếu có nhiều người cùng thành lập hộ).

Lưu ý: Mỗi cá nhân chỉ được quyền đăng ký một hộ kinh doanh cá thể duy nhất trên toàn quốc.

Bước 3: Nộp hồ sơ đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền

Có 2 hình thức nộp:

1. Trực tiếp: tại Phòng đăng ký kinh doanh thuộc UBND cấp xã/ phường nơi đặt địa điểm kinh doanh. Khi đến nơi, cán bộ cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ hướng dẫn bạn các bước làm thủ tục đăng ký thành lập hộ kinh doanh.

2. Trực tuyến: thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia (https://dichvucong.gov.vn). Với cách này ngoài việc tiết kiệm thời gian và công sức, yêu cầu người đăng ký cần hiểu một chút về công nghệ. Hãy xem thêm: Hướng dẫn cách đăng ký hộ kinh doanh online chi tiết nhất để biết cách đăng ký trực tuyến chi tiết nhất.

Thời gian xử lý hồ sơ: 03 – 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Nếu hồ sơ sai sót, cơ quan đăng ký sẽ thông báo bằng văn bản để bạn chỉnh sửa, bổ sung.

Bước 4: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh

Sau khi hồ sơ hợp lệ, bạn sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh cá thể.

Thông tin trên giấy gồm: tên hộ, chủ hộ, địa chỉ, ngành nghề và số đăng ký kinh doanh.

Đây là bằng chứng pháp lý xác nhận hoạt động hợp pháp của hộ kinh doanh cá thể.

Bước 5: Kê khai và nộp thuế ban đầu

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, bạn cần liên hệ Chi cục Thuế xã/ phường để:

• Kê khai thuế ban đầu.
• Đăng ký và nộp thuế môn bài.
• Khai báo doanh thu dự kiến (để cơ quan thuế xác định mức thuế khoán phù hợp).

Ngoài ra, nếu kinh doanh hàng hóa/dịch vụ cần hóa đơn, hộ kinh doanh có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Bộ Tài chính. Để biết thêm chi tiết, bạn nên tìm hiểu thêm: Việc cần làm sau khi đăng ký hộ kinh doanh để tránh những sai phạm không cần thiết sau thành lập.

Bước 6 (tùy chọn): Mở tài khoản ngân hàng và đăng ký chữ ký số

Dù không bắt buộc, nhưng việc mở tài khoản ngân hàng riêng cho hộ kinh doanh giúp quản lý dòng tiền minh bạch và thuận tiện trong giao dịch.

Đồng thời, hộ có thể đăng ký chữ ký số để thực hiện nghĩa vụ thuế điện tử.

5. Một số lưu ý quan trọng khi thành lập hộ kinh doanh cá thể

Khi thành lập hộ kinh doanh cá thể, bạn cần nắm rõ các quy định sau để tránh sai sót và bị xử phạt:

• Chỉ được đăng ký 1 hộ kinh doanh cá thể: Mỗi cá nhân hoặc hộ gia đình chỉ được đứng tên một hộ kinh doanh duy nhất trên toàn quốc. Nếu muốn mở thêm cơ sở, phải đăng ký chi nhánh hoặc địa điểm phụ thuộc.
• Địa chỉ kinh doanh hợp pháp: Không được đặt trụ sở tại chung cư để ở (trừ tầng thương mại). Địa điểm phải có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp.
• Ngành nghề phải được phép hoạt động: Một số ngành yêu cầu giấy phép riêng như ăn uống, spa, rượu, thuốc lá,… Hãy kiểm tra danh mục ngành nghề có điều kiện trước khi đăng ký.
• Kê khai và nộp thuế đúng hạn: Thuế môn bài được miễn trong năm đầu tiên cho các hộ kinh doanh. Tin vui: Từ 1//1/2026, thuế môn bài chính thức đi vào lịch sử, hộ kinh doanh và doanh nghiệp không cần nộp thuế môn bài. Tuy nhiên vẫn cần phải nộp tờ khai theo quy định.
• Hộ kinh doanh không có tư cách pháp nhân: Chủ hộ chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản cá nhân. Nếu muốn hạn chế rủi ro, có thể cân nhắc chuyển đổi sang doanh nghiệp tư nhân hoặc công ty TNHH.
• Cập nhật thông tin khi thay đổi: Khi có thay đổi về tên, địa chỉ, ngành nghề, chủ hộ,… phải thông báo trong 10 ngày để tránh bị xử phạt.

6. Câu hỏi thường gặp

1. Có thể đăng ký hộ kinh doanh cá thể online không?

2. Một người có được đứng tên nhiều hộ kinh doanh không?

3. Hộ kinh doanh có được thuê lao động không?

Thành lập hộ kinh doanh cá thể là bước đầu quan trọng giúp bạn hợp pháp hóa hoạt động kinh doanh nhỏ lẻ. Với thủ tục đơn giản, chi phí thấp, bạn có thể dễ dàng đăng ký và bắt đầu kinh doanh chỉ sau vài ngày. Để quá trình diễn ra nhanh chóng và đúng quy định, nên tìm hiểu kỹ hướng dẫn hoặc sử dụng dịch vụ hỗ trợ đăng ký hộ kinh doanh cá thể uy tín.

Tuy việc thành lập hộ kinh doanh cá thể đơn giản hơn so với thành lập doanh nghiệp. Nhưng cũng có khá nhiều thủ tục, nếu bạn không tìm hiểu kỹ rất dễ sai sót trong quá trình đăng ký. Việc này gây mất thời gian và công sức. Đồng thời có thể gây kéo dài thời gian nhận Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, dẫn đến hộ kinh doanh chậm trễ trong việc đi vào hoạt động.

Đây cũng là lý do tại sao, hàng ngàn khách hàng lại lựa chọn dịch vụ thành lập hộ kinh doanh trọn gói, giá rẻ của Việt Mỹ Law. Với hơn 13 năm kinh nghiệm, hệ thống chi nhánh và văn phòng đại diện trải rộng trên nhiều tỉnh thành cả nước. Luật và kế toán Việt Mỹ Law tự tin là đơn vị cung cấp dịch vụ thành lập hộ kinh doanh, công ty hàng đầu Việt Nam. Nếu quý khách có bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí.

Hãy Liên hệ với chúng tôi ngay để được tư vấn miễn phí 24/7.

Giải pháp luật doanh nghiệp tối ưu, đồng hành cùng bạn

Việt Mỹ Law cung cấp dịch vụ pháp lý, tư vấn luật, thành lập doanh nghiệp, giấy phép kinh doanh và hỗ trợ pháp luật trọn gói. Uy tín – Nhanh chóng – Đúng luật.

HOTLINE: 0989 699 287 (HỖ TRỢ 24/7)