Vi phạm nghĩa vụ đóng BHXH là một trong những rủi ro pháp lý lớn mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần tránh. Đối với người lao động, việc công ty nợ BHXH đồng nghĩa với việc họ bị mất trắng các chế độ an sinh xã hội. Bài viết này là cẩm nang chi tiết giúp người lao động và chủ doanh nghiệp biết cách tra cứu nợ bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp thông qua các kênh chính thức của BHXH Việt Nam. Từ đó có giải pháp xử lý kịp thời, tránh bị phạt hành chính và đảm bảo đầy đủ quyền lợi cho người lao động.
Vì sao cần tra cứu nợ bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp?
Việc tra cứu nợ bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp là một bước quan trọng giúp đảm bảo tính minh bạch, tuân thủ pháp luật và bảo vệ quyền lợi hợp pháp cho cả người lao động và người sử dụng lao động. Dưới đây là những lý do cụ thể vì sao hoạt động này cần được thực hiện thường xuyên:
| Giúp người lao động bảo vệ quyền lợi hợp pháp | Người lao động có quyền được hưởng đầy đủ các chế độ từ quỹ BHXH như: ốm đau, thai sản, hưu trí, tử tuất, thất nghiệp… Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp chậm nộp hoặc nợ BHXH, các quyền lợi này có thể bị gián đoạn hoặc không được giải quyết đúng hạn.
|
| Giúp doanh nghiệp quản lý tài chính và tránh bị xử phạt | Đối với doanh nghiệp, việc nắm rõ tình trạng đóng – nợ BHXH giúp:
Một doanh nghiệp có lịch sử nợ BHXH kéo dài có thể bị đưa vào danh sách công khai vi phạm, ảnh hưởng đến điểm tín nhiệm và thương hiệu trên thị trường. |
| Đảm bảo tính minh bạch trong quản lý lao động | Tra cứu nợ BHXH giúp cả cơ quan quản lý và người lao động giám sát được việc tuân thủ nghĩa vụ đóng BHXH của doanh nghiệp. Đây là một cách tăng tính minh bạch, giúp hệ thống BHXH hoạt động hiệu quả, công bằng và bền vững.
Ngoài ra, khi doanh nghiệp thực hiện tra cứu định kỳ, họ có thể phát hiện sai sót trong quá trình cập nhật dữ liệu, tránh rủi ro bị ghi nhận nhầm là “nợ BHXH” dù đã nộp đầy đủ. |
| Hỗ trợ quá trình kiểm toán và quyết toán lao động | Trong quá trình kiểm toán nội bộ hoặc thanh tra BHXH, dữ liệu tra cứu nợ giúp doanh nghiệp nhanh chóng cung cấp hồ sơ chứng minh việc đóng đầy đủ. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, hạn chế rủi ro phát sinh và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật. |
Hiện nay, Bảo hiểm xã hội Việt Nam (BHXH Việt Nam) cung cấp nhiều kênh tra cứu trực tuyến giúp doanh nghiệp và người lao động dễ dàng kiểm tra tình trạng nợ BHXH. Dưới đây là 3 cách phổ biến, nhanh chóng và chính xác nhất để bạn thực hiện tra cứu.
Đây là hình thức phổ biến và dễ thao tác nhất, được áp dụng cho tất cả các đơn vị sử dụng lao động.
Các bước thực hiện:
Bước 1:
Truy cập vào cổng thông tin điện tử của BHXH Việt Nam tại địa chỉ: https://baohiemxahoi.gov.vn
Bước 2:
Tại thanh menu, chọn “Tra cứu trực tuyến” → “Tra quá trình tham gia BHXH”.
Bước 3:
Nhập các thông tin cần thiết bao gồm:
Bước 4:
Hệ thống sẽ hiển thị kết quả chi tiết như:
Lưu ý: Thông tin hiển thị chỉ mang tính chất tham khảo. Để đối chiếu chính xác, doanh nghiệp nên liên hệ trực tiếp với cơ quan BHXH quản lý để xác nhận số liệu chính thức.
Bên cạnh tra cứu nợ BHXH, bạn cũng có thể tra cứu BHYT bằng CCCD chỉ trong vài bước trên website của BHXH Việt Nam này.
VssID là ứng dụng di động do BHXH Việt Nam phát triển, giúp người dùng dễ dàng kiểm tra các thông tin bảo hiểm của cá nhân và doanh nghiệp.
Cách thực hiện:
Bước 1:
Tải và cài đặt ứng dụng VssID – Bảo hiểm xã hội số trên App Store hoặc Google Play.
Bước 2:
Đăng nhập tài khoản bằng mã số BHXH cá nhân hoặc tài khoản đã được cấp bởi cơ quan BHXH.
Bước 3:
Nếu bạn là người lao động, chọn mục “Quá trình tham gia” để xem tình trạng đóng BHXH của mình.
Nếu bạn là chủ doanh nghiệp, chọn mục “Quản lý đơn vị” để kiểm tra tình trạng nợ và quá trình đóng BHXH của công ty.
Bước 4:
Hệ thống sẽ hiển thị thông tin chi tiết về:
Mẹo nhỏ: Ứng dụng VssID còn cho phép tải về bảng tổng hợp quá trình đóng BHXH để lưu trữ hoặc gửi cho bộ phận kế toán, nhân sự đối chiếu dễ dàng.
Bạn cũng có thể tra cứu BHYT bằng CCCD tại ứng dụng này chỉ trong vài thao tác để biết được các thông tin quá trình đóng bảo hiểm y tế của bản thân.
Nếu doanh nghiệp cần xác nhận nợ chính thức bằng văn bản, có thể liên hệ trực tiếp cơ quan BHXH nơi đơn vị đang đăng ký quản lý.
Các bước thực hiện:
Cách này thường được áp dụng trong các trường hợp:
Theo luật sư Lê Lưu Liên – một chuyên gia đầu ngành trong lĩnh lực Luật và kế toán tại Việt Nam cho biết:
Việc tra cứu nợ bảo hiểm xã hội (BHXH) giúp doanh nghiệp và người lao động nắm rõ tình hình đóng – nợ quỹ bảo hiểm. Tuy nhiên, để đảm bảo kết quả tra cứu chính xác và có giá trị pháp lý, bạn cần lưu ý những điểm quan trọng sau:
Xem thêm: Lương bao nhiêu phải đóng thuế thu nhập cá nhân mới nhất 2025
1. Có thể tra cứu nợ BHXH bằng mã số BHXH cá nhân được không?
| Có. Người lao động có thể dùng mã số BHXH cá nhân để kiểm tra tình trạng đóng BHXH của bản thân thông qua ứng dụng VssID – Bảo hiểm xã hội số. Tuy nhiên, nếu bạn muốn tra cứu nợ BHXH toàn doanh nghiệp, cần sử dụng mã đơn vị BHXH do cơ quan BHXH cấp cho công ty |
2. Có thể tra cứu nợ BHXH của nhiều doanh nghiệp cùng lúc không?
| Không. Hệ thống BHXH Việt Nam hiện chỉ cho phép tra cứu từng doanh nghiệp một dựa trên mã đơn vị BHXH cụ thể. Nếu bạn quản lý nhiều công ty, cần thực hiện tra cứu lần lượt cho từng đơn vị. |
3. Thông tin tra cứu trên website BHXH có chính xác tuyệt đối không?
| Kết quả tra cứu trực tuyến chỉ mang tính chất tham khảo, vì dữ liệu có thể chưa được đồng bộ kịp thời giữa các cơ quan BHXH tỉnh/thành phố. Nếu cần xác nhận số liệu chính thức, bạn nên làm việc trực tiếp với cơ quan BHXH quản lý để nhận văn bản xác nhận nợ. |
Tóm lại, việc tra cứu nợ BHXH của doanh nghiệp là hoạt động cần thiết không chỉ giúp đảm bảo tính minh bạch, tránh vi phạm quy định pháp luật mà còn là bước chủ động bảo vệ quyền lợi an sinh xã hội cho người lao động. Bằng các hình thức tra cứu trực tuyến qua website BHXH Việt Nam, ứng dụng VssID hoặc làm việc trực tiếp với cơ quan BHXH, doanh nghiệp hoàn toàn có thể quản lý tình trạng đóng bảo hiểm của mình một cách chính xác, nhanh chóng và tiện lợi.
Tuy nhiên, việc phát hiện nợ đọng chỉ là bước khởi đầu. Quan trọng hơn là phải có giải pháp pháp lý và kế toán để xử lý dứt điểm các khoản nợ, tối ưu hóa chi phí và đảm bảo tuân thủ 100% quy định.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp vướng mắc trong việc truy cứu, xử lý nợ BHXH, hay cần xây dựng cơ chế lương – thưởng – bảo hiểm tối ưu, hãy liên hệ ngay với Việt Mỹ Law . Với đội ngũ chuyên gia Luật và Kế toán hơn 13 năm kinh nghiệm, chúng tôi cam kết cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên sâu, giúp doanh nghiệp gỡ rối các vấn đề về BHXH một cách nhanh chóng, hiệu quả, đảm bảo an toàn pháp lý và bảo vệ quyền lợi cho cả doanh nghiệp và người lao động.
Hãy Liên hệ với chúng tôi ngay để được tư vấn miễn phí 24/7.
Giải pháp luật doanh nghiệp tối ưu, đồng hành cùng bạn
Việt Mỹ Law cung cấp dịch vụ pháp lý, tư vấn luật, thành lập doanh nghiệp, giấy phép kinh doanh và hỗ trợ pháp luật trọn gói. Uy tín – Nhanh chóng – Đúng luật.
HOTLINE: 0989 699 287 (HỖ TRỢ 24/7)
Chuyên gia Lê Lưu Liên có hơn 20 năm kinh nghiệm quản trị doanh nghiệp, tư vấn, hỗ trợ pháp lý, thuế và cố vấn chiến lược. Luật sư Lê Lưu Liên là một chuyên gia đầu ngành trong lĩnh lực Luật và kế toán tại Việt Nam, người sáng lập thương hiệu Luật và kế toán Sao Kim đã nhượng quyền thương hiệu thành công hơn 30 chi nhánh toàn quốc. Sao Kim là thương hiệu duy nhất của Việt Nam đủ uy tín để nhượng quyền và thành công trong lĩnh vực Luật và Kế toán.
